KVKK aydınlatma metni

1. Veri sorumlusu ve kapsam

Veri sorumlusu

HUKCORE YAZILIM TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Kişisel veri başvuruları

info@hukcore.com

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında Hukcore internet sitesi ziyaretçilerini, öğrenci üyelerini, etkinlik katılımcılarını ve başvuru sahiplerini bilgilendirir. Aydınlatma metninin sunulması veya okunması açık rıza alınması anlamına gelmez.

2. Veriler, işleme amaçları ve hukuki sebepler

İşlenen bilgiler kullanılan özelliğe göre değişir. Aşağıdaki hukuki sebepler yalnız karşılarındaki amaçla sınırlıdır.

• Hesap ve öğrenci üyeliği: Ad, soyad, e-posta, hesap kimliği, parola doğrulama kayıtları, üniversite, üyelik ve kullanım hakkı bilgileri; hesap açma, kimlik doğrulama ve hizmete erişim için işlenir. Dayanak, sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekliliktir (m.5/2-c).
• Öğrencilik doğrulaması: Üyenin seçtiği öğrenci belgesi cihazında okunur; barkod, T.C. kimlik numarası ve dosyanın kriptografik özeti doğrulama amacıyla işlenir. Barkod ve kimlik numarası e-Devlet Belge Doğrulama hizmetine iletilir. Resmî kaynaktan alınan belge, seçilen belgeyle karşılaştırılır; ad, soyad, üniversite, program ve aktif öğrencilik durumu kontrol edilir (m.5/2-c). Belgenin bütünü, barkod, açık T.C. kimlik numarası ve belgedeki aile bilgileri kalıcı olarak saklanmaz. Hesapta ad, soyad, üniversite, doğrulama sonucu ve zamanı tutulur. Aynı belgenin veya öğrencilik kaydının birden çok hesapta kullanılmasını önlemek için anahtarlı kimlik özeti ve belge özeti tutulur (m.5/2-f); bu kayıtlar anonim veri olarak kabul edilmez. Doğrulama belgeleri yapay zekâ hizmetine gönderilmez ve diğer üyelere gösterilmez. Başarısız otomatik kontrol için destek kanalından açıklama ve düzeltme talep edilebilir.
• Çalışmalar: Ders programı, araştırma notları, öğrenme ve katılım kayıtları, sorular, yanıtlar, çalışma belgeleri ve değerlendirmeler; talep edilen eğitim, arşiv ve geri bildirim hizmeti için işlenir (m.5/2-c).
• Profil ve etkileşim: Fotoğraf, tanıtım, şehir, sınıf, ilgi alanları, eğitim ve sertifika bilgileri, profil kodu, bağlantı ve oda kayıtları; profilin hesap içinde tutulması ve kullanıcının başlattığı etkileşimlerin yürütülmesi için işlenir (m.5/2-c). Kamuya açık yayımlama ayrı bir işleme amacıdır; sözleşmenin kabulü bu amaca yönelik açık rıza sayılmaz.
• Etkinlik ve kariyer: Katılım, başvuru, iletişim, profil ve mesleki deneyim kayıtları; seçilen etkinlik veya başvurunun yürütülmesi için işlenir (m.5/2-c). Başvuru anında profil bilgilerinin kopyası başvuru kaydıyla ilişkilendirilir.
• Sipariş ve ödeme: Plan, dönem, tutar, işlem sonucu, ödeme referansı, iptal ve iade bilgileri sözleşmenin ifası için (m.5/2-c); fatura ve muhasebe kayıtları kanuni yükümlülüklerin yerine getirilmesi için (m.5/2-ç) işlenir. Tam kart numarası ve kart güvenlik kodu Hukcore tarafından saklanmaz.
• Güvenlik: IP adresi, tarayıcı, oturum, erişim, hata ve işlem kayıtları; yetkisiz erişimi, kötüye kullanımı ve hatalı işlemleri önlemek için, temel hak ve özgürlükler gözetilerek meşru menfaat kapsamında işlenir (m.5/2-f).
• Destek ve hak arama: Talep içeriği, iletişim ve ilgili işlem kayıtları; desteğin sunulması için m.5/2-c, kişisel veri ve tüketici başvurularının karşılanması için m.5/2-ç, bir hakkın kurulması, kullanılması veya korunması için m.5/2-e kapsamında işlenir.

Açık rızaya dayalı işlemlerde rıza belirli bir amaç için ayrıca alınır ve geri alınabilir (m.5/1). Kişinin kendi iradesiyle alenileştirdiği veriler yalnız alenileştirme amacıyla uyumlu ölçüde işlenebilir (m.5/2-d). Varsayılan profil ayarı, sessiz kalma veya üyeliğe devam etme tek başına açık rıza ya da kişinin kendi iradesiyle alenileştirmesi sayılmaz.

3. Verilerin elde edilmesi

Veriler kayıt, öğrenci belgesi ve e-Devlet doğrulaması, profil, çalışma, dosya yükleme, etkinlik ve başvuru ekranları; diğer üyelerle gerçekleştirilen bağlantı ve davet işlemleri; ödeme bildirimleri; destek yazışmaları ile çerez ve sunucu kayıtları üzerinden elektronik olarak elde edilir. Yazılı başvurular otomatik olmayan yöntemlerle de işlenebilir. İşlem için gerekli alanlar ile isteğe bağlı profil alanları birbirinden ayrıdır.

4. Yapay zekâ destekli hizmetler

Hukcore AI soruları, yanıt oluşturmak için gerekli önceki çalışma bağlamı, simülasyon ve Dijital Kürsü metinleri ile ilgili belge bölümleri, yanıt veya değerlendirme üretmek üzere OpenAI hizmetine iletilir. Ortak simülasyonda ilgili katılımcıların aynı dosyaya sunduğu çalışmalar birlikte değerlendirilebilir. Parola ve işlemle ilgisiz hesap alanları bu amaçla gönderilmez.

Hukcore, kullanıcı içeriklerini genel model eğitimi amacıyla paylaşmaz. Yanıtların sağlayıcı tarafından isteğe bağlı saklanması kapalıdır; güvenlik ve kötüye kullanım incelemelerine ilişkin sağlayıcı kayıtları bu ayardan ayrı tutulabilir. Kullanıcının Hukcore hesabındaki çalışma ve rapor kayıtları hizmetin parçası olarak saklanır. Üretilen değerlendirmeler eğitim amaçlıdır; resmî yeterlilik veya işe alım kararı oluşturmaz. Sonuca ilişkin itirazlar destek kanalından insan incelemesine sunulabilir.

Öğrenci çalışma alanlarına gerçek müvekkil dosyaları, sağlık bilgileri, ceza mahkûmiyeti kayıtları veya üçüncü kişilerin gereksiz kişisel verileri eklenmemelidir. Genel sözleşme kabulü özel nitelikli kişisel veriler için işleme şartı oluşturmaz. Hatalı paylaşım destek kanalına bildirilerek erişimin sınırlandırılması ve silme talep edilebilir.

5. Alıcılar ve aktarım amaçları

• e-Devlet Kapısı: Üyenin talep ettiği öğrenci belgesi doğrulaması için barkod ve T.C. kimlik numarası; resmî belgenin sorgulanması ve öğrencilik kaydının karşılaştırılması amacıyla.
• Supabase: Hesap, oturum, profil, abonelik ve çalışma verilerinin kimlik doğrulama, veritabanı ve dosya saklama hizmetleri kapsamında işlenmesi; öğrencilik doğrulamasında kimlik numarasının anahtarlı özete dönüştürülmek üzere geçici işlenmesi, doğrulama ve mükerrer kullanım kontrolü kayıtlarının saklanması.
• Vercel: Sayfaların sunulması, sunucu isteklerinin işlenmesi ve teknik güvenlik kayıtları; istek kapsamındaki hesap ve çalışma verileri ile öğrenci belgesi doğrulama bilgilerinin ve resmî kaynaktan alınan belgenin geçici işlenmesi.
• OpenAI: Yanıt ve değerlendirme üretimi için gerekli soru, çalışma içeriği ve sınırlı bağlam.
• Resend: Doğrulama kodları ve hizmet e-postaları için alıcı adresi, ileti içeriği ve teslim kayıtları.
• Bankalar ve ödeme kuruluşları: Ödeme, iade ve işlem doğrulaması için gerekli sipariş, tutar, hesap ve ödeme bilgileri; ödeme ekranında belirtilen kuruluşun hizmeti kapsamında.
• Diğer kullanıcılar ve profil ziyaretçileri: Profil görünürlüğü ile bağlantı, davet, oda ve ortak çalışma işlemlerinin kapsamındaki bilgiler. Ayrıntılar Paylaşım Bilgilendirmelerinde açıklanır.
• Yetkili makamlar ve mesleki danışmanlar: Hukuki yükümlülükler, muhasebe işlemleri ve hakların korunması için gerekli belgeler; ilgili yetki ve gizlilik yükümlülüğüyle sınırlı olarak.

Hizmetin ifası için gerekli aktarımlarda m.5/2-c; kanuni yükümlülüklerde m.5/2-ç; hakların korunmasında m.5/2-e; ölçülü güvenlik işlemlerinde m.5/2-f ile Kanunun 8. maddesi esas alınır. Yurt dışı aktarımlar için aşağıdaki ek şartlar uygulanır. Kişisel veriler reklam listesi olarak satılmaz.

6. Yurt dışına veri aktarımı

Supabase, Vercel, OpenAI ve Resend üzerinden sunulan barındırma, kimlik doğrulama, e-posta ve yapay zekâ hizmetleri yurt dışına veri aktarımı içerir. Aktarımın kapsamı, yukarıda her hizmet için açıklanan veri ve amaçlarla sınırlıdır. Hizmetin seçilen sunucu bölgesi, sağlayıcının destek ve alt hizmet sağlayıcılarının bütün işlemlerini aynı ülkeyle sınırlamaz.

Düzenli aktarımların hukuka uygunluğu için Kanunun 9. maddesindeki şartların sağlanması gerekir. Yeterlilik kararı bulunmayan durumlarda, düzenli aktarım için uygulanabilir uygun güvencenin tesis edilmesi zorunludur. Kurulun standart sözleşmesi kullanıldığında imzadan itibaren 5 iş günü içindeki bildirim yükümlülüğü de yerine getirilmelidir. Bu metin veya üyelik kabulü aktarım güvencesi ya da aktarım için genel açık rıza oluşturmaz; Avrupa Birliği standart sözleşmeleri Türkiye'deki yükümlülüklerin kendiliğinden karşılandığı anlamına gelmez.

Aktarım yapılan ülkeler, alıcılar ve uygulanan güvenceler hakkındaki bilgi talepleri info@hukcore.com adresine iletilebilir.

7. Saklama, silme ve güvenlik

Hesap ve çalışma verileri, üyelik hizmeti ve kullanıcının çalışma arşivine ilişkin amaç sürdüğü ölçüde saklanır. Aboneliğin bitmesi hesabın kendiliğinden silinmesi anlamına gelmez. Doğrulama, teslim, güvenlik ve hata kayıtları ilgili kontrol ve ispat ihtiyacıyla; sipariş, fatura ve muhasebe kayıtları tabi oldukları kanuni sürelerle; uyuşmazlık kayıtları ilgili hak arama ve zamanaşımı süreleriyle sınırlıdır. Aynı kayıt için birden çok yükümlülük varsa yalnız gerekli veri bölümü ilgili süre boyunca tutulur.

Öğrenci belgesinin PDF dosyası, barkodu ve T.C. kimlik numarası doğrulama işlemi sona erdiğinde Hukcore hesabında saklanmaz. Mükerrer belge kullanımını önlemek ve doğrulama kaydını ispatlamak için kimlik numarasının geri döndürülemez anahtarlı özeti ile belge dosyasının özeti doğrulanmış hesap aktif olduğu sürece tutulur; hesap silindiğinde bu kayıtlar da silinir. Başlatılıp tamamlanmayan doğrulama denemeleri en geç 24 saat içinde temizlenir.

İşleme sebebi ortadan kalkan kişisel veriler Kanunun 7. maddesi uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Hesap silme talepleri hesap merkezinden veya başvuru kanalından iletilebilir. Hukuki saklama gerektiren kayıtlar diğer içeriklerden ayrılır; silme talebinin kapsamı ve sonucu başvuru sahibine bildirilir. Yedek ve dış hizmet kayıtlarının saklama koşulları ana sistemden farklı olabilir; bu durum bütün verilerin süresiz tutulması için gerekçe oluşturmaz.

Hukcore, kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verileri korumak için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakla yükümlüdür. Erişimler görev ve işlem ihtiyacına göre sınırlandırılır.

8. İlgili kişinin hakları

Kanunun 11. maddesi uyarınca; kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi isteme, işleme amacını ve amaca uygun kullanımı öğrenme, yurt içi veya yurt dışındaki alıcıları bilme, eksik veya yanlış veriyi düzelttirme, şartları oluştuğunda silme veya yok etme isteme, düzeltme ve silmenin alıcılara bildirilmesini talep etme, yalnızca otomatik analizle aleyhinize doğan sonuca itiraz etme ve hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini isteme haklarınız vardır.

9. Başvuru ve şikâyet

Başvuru, daha önce Hukcore'a bildirdiğiniz ve sistemde kayıtlı e-posta adresinizden info@hukcore.com adresine gönderilebilir. Yazılı başvurular sağlayıcı bilgilerinde belirtilen merkez adresine iletilebilir. Güvenli elektronik imza, mobil imza ve mevzuatta tanınan diğer başvuru yöntemleri de kullanılabilir. Üyelik satın almak veya belirli bir form kullanmak başvuru şartı değildir.

Başvuruda ad ve soyad; yazılı başvuruda imza; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ile pasaport veya varsa kimlik numarası; tebligat adresi; varsa bildirim e-postası ve telefonu ile talep konusu yer almalıdır. Kimliğin doğrulanması için başvuruyla orantılı bilgi istenir; kimlik fotokopisi rutin bir zorunluluk değildir.

Başvuru en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır; ayrıca maliyet gerektiren işlemlerde yalnız Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir. Hukcore'un hatasından kaynaklanan başvuruda alınan ücret iade edilir. Yanıtın yetersiz bulunması veya ret hâlinde yanıtı öğrenmeden itibaren 30 gün ve her hâlde başvurudan itibaren 60 gün içinde Kurula şikâyet edilebilir. İlk 30 günde cevap verilmezse başvurudan itibaren 60 günlük süre içinde şikâyet yoluna gidilebilir; genel hükümlere göre yargı yolları saklıdır.